義大利員工的出差費用、日支費與報銷

義大利員工加入台灣或香港公司後，最常見的出差有兩種：到歐洲各國拜訪客戶，以及每年一兩次回台北、新竹或香港總部開會與受訓。費用怎麼付、怎麼報、會不會被課稅，事先講清楚能省掉很多麻煩。

兩種報銷方式  

義大利的出差費用大致有兩種處理方式：

• 實支實付：員工憑收據報銷交通、住宿、餐費。符合規定的報銷不屬於薪資，不課稅也不計保費。
• 日支費（trasferta）：按出差天數給固定津貼。日支費在一定額度內免稅，超過的部分視為薪資。

也可以混合使用，例如住宿實報、餐費以日支費處理。國外出差的免稅額度與國內不同。

協約可能另有規定  

部分協約（CCNL），特別是金屬機械業，對出差津貼與交通時間的計算有詳細規定。現場服務工程師經常出差，必須依協約處理，不能只套用台灣總公司的差旅辦法。

收據要什麼  

報銷要有可追溯的單據：機票、車票、旅館發票、餐廳收據。台灣的統一發票或香港收據都可以作為憑證，但要能看出日期、金額與內容。信用卡帳單本身通常不足以單獨作為憑證。

回台灣總部出差  

員工到台灣出差數天至數週，仍是義大利的員工，薪資與保費照常在義大利處理。但若停留時間變長，或常態性在台灣工作，可能產生稅務與社會保險歸屬的問題，請事先告訴我們。

需要避免的做法  

• 把獎金包裝成出差費：固定金額、不論是否出差都發的「津貼」，會被視為薪資，事後補稅補保費。
• 由台灣總部直接付錢給員工：繞過義大利薪資，會讓帳務與課稅都不完整。所有付給員工的款項都應經過義大利的薪資或報銷流程。
• 沒有書面辦法：建議訂一份簡單的出差與報銷規則，寫明可報項目、上限與核准流程。

我們怎麼處理  

員工每月提交報銷，經您核准後，我們在當月薪資單中支付，並區分免稅與應稅部分。費用依實際金額計入當月帳單。

公務車、手機與筆電等其他福利的課稅，見 薪資組成 。